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慧點科技攜手聯合石油,開啟智慧辦公新時代

作者:劉昕羽 來源:慧點科技 時間:2019-12-20

信息化迅猛發展的現代社會里,無紙化辦公已成為企業提高工作效率、節約辦公資源的重要手段,是實現辦公自動化、信息化的重要標志。

近日,慧點科技攜手中國聯合石油有限責任公司,助力企業構建更為高效、智能的無紙化辦公平臺,升級打造高效便利的工作模式,支撐企業實現降本增效。

一、開拓創新,穩步推進中國石油國際化發展

中國聯合石油有限責任公司(以下簡稱“聯合石油”)是中國石油天然氣集團有限公司和中國中化集團有限公司共同出資組建的石油外貿公司,由中國石油天然氣集團有限公司控股,具有原油、成品油進出口經營權和境內外期貨業務經營資質,負責中國石油國營貿易項下進出口及國際貿易、境內外期貨業務。

聯合石油堅持“解放思想、發揮優勢、控制風險、加快發展”的方針,大力開拓市場,努力擴大經營規模,加強資源掌控力度,完善國際貿易營銷網絡,優化業務結構,加強基礎管理,打造內控體系,完善市場風險管理體系,增強法律風險防范和控制能力,實現了持續、快速、穩健發展。

隨著公司業務的逐年增長,出差管理、費用報銷、資產管理等各項內部管理制度要求逐步完善,對于日常便捷辦公環境的高效性、便利性、制度執行及落地監督等多方面,也逐漸提出了更高要求。

二、慧點無紙化辦公平臺,讓成本更節約,讓工作更高效

從2017年起,聯合石油攜手慧點科技,協同搭建無紙化辦公平臺。在短短三年時間內,無紙化辦公平臺已經成功覆蓋了聯合石油核心審批業務,實現了日常行政辦公、費用報銷、移動化辦公為一體的協同辦公,成為了聯合石油真正的“無紙化辦公”的信息平臺。

 1、覆蓋集團總部,實現紙質審批業務線上化、信息化

一期項目建設中,慧點科技協助聯合石油形成覆蓋集團總部的無紙化辦公平臺,實現線下紙質審批業務的線上化、信息化;建成了費用報銷管控體系,實現費用報銷的預算管理、報銷費用審批、報銷費用核算、費用分攤、統計分析等業務的全過程跟蹤和管控。主要包括:

  • 建成集擴展性、靈活性、易用性、安全性于一體的無紙化辦公平臺,滿足靈活的審批流程配置;

  • 實現支持總部日常行政辦公的審批功能,實現會議室預定、固定資產管理單等日常行政業務管理,提升業務審批的高效性與規范性;

  • 實現費用報銷業務的閉環管理,通過費用管控體系的實現,對總部的費用配置、執行、控制進行多個維度的統計分析,給管理部門和相關領導提供決策依據;

  • 實現移動化審批應用,全面提升業務審批及費用報銷業務的辦理效率,實現公司內部系統管理模式的創新;

  • 實現與SAP系統無縫集成,用戶數據、固定資產數據、費用數據和SAP的相互共享,實現高效的資產管理、財務核算,減少資產登記、財務費用核算工作量。

2、分支機構推廣實施,全面支撐集團高效管控

在一期項目成功實施的基礎上,慧點科技結合聯合石油的二期需求,協助企業新增了公文管理系統以及培訓管理系統,同時基于總部現有無紙化辦公平臺,采用“集中部署、標準推廣、統一實施”的方式實現了聯合石油下屬分支機構的推廣實施。

  • 實現公司內部發文、收文、簽報的編號、審批、上傳下達功能,以及公文查詢、統計等基礎功能。含數據導入導出等定制需求,實現移動端公文查閱及常規審批操作;

  • 實現一期無紙化辦公平臺請休假管理、無紙化會議、辦公用品管理及內部聯系單四個模塊的推廣實施;

  • 實現在線學習、知識分享、計劃指派、考試、試卷庫、知識庫、統計分析、資訊管理、測評管理、線下培訓的培訓相關功能,并提供移動APP,實現與無紙化辦公系統集成。

3、平臺深入應用,實現業務辦理數字化、智能化

協同辦公系統的發展是企業滿足自身管理需求,應用逐步深入的過程。伴隨著聯合石油無紙化辦公平臺的應用不斷深化,慧點科技根據聯合石油實際辦公的需求梳理,在三期項目中遵循“業務驅動模式”,從實際業務需求為出發點,助力聯合石油優化實現業務辦理過程的數字化、智能化。其中包含:

  • 建設員工全流程考核評價激勵體系,實現員工考核數據精細化、數字化,達到員工能力持續完整性評估效果,強化員工內在提升能力,實現人力資源管理能力的智能化提升;

  • 在財務報銷領域,通過引入圖像識別、發票聯網驗證等技術,實現發票真偽驗證以及發票進銷項管理;通過智能化技術應用,將機械和重復性工作由機器完成,釋放人力資源,實現辦公效率提升;

  • 規劃搭建公司重大決策和任務執行監督、跟蹤反饋、指導協作的跟蹤執行機制,實現公司管理和執行能力的數據化呈現;

  • 日程管理及會議室預定模塊能夠智能檢測日程沖突,實現高效協同;采用信息屏顯示會議信息,以提升公司對外交流形象,提高會議服務質量;

  • 合同模塊在統一制度流程化、規范合同審批基礎上,實現合同簽訂前規范審核、履行過程主動提醒、履行后規范存檔等智能化輔助措施,減輕合同簽訂、審批、履行過程的復雜度,提升風險防范水平。

慧點科技專注協同辦公領域20余年,服務于千余家集團企業和政府客戶,在石化行業擁有豐富的系統建設和服務經驗。未來,慧點科技將持續推進創新發展,攜手更多企業,譜寫智慧辦公新篇章!



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